Datenschutz

Wir bearbeiten Personendaten in Übereinstimmung mit dem Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG). Die Bearbeitung erfolgt zur Erfüllung unserer statutarischen Vereinsaufgaben, zur Durchführung unserer Angebote und Veranstaltungen, aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen (z. B. Buchhaltung), zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder auf Basis Ihrer Einwilligung.

2. Datenerfassung und Nutzung

• Kontaktanfragen und Newsletter: Wenn Sie uns per Online-Formular, E-Mail oder Post kontaktieren oder unseren Newsletter abonnieren, bearbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Kommunikation. Die Abmeldung vom Newsletter ist jederzeit möglich. Unsere E-Mail-Kommunikation erfolgt über Google Workspace. Dabei können Daten auf Servern in den USA übertragen werden. Wir stützen uns hierfür auf Standardvertragsklauseln sowie – sofern vorhanden – das Swiss-U.S. Data Privacy Framework.
• Anmeldeformular und Bewerbungen: Wenn Sie sich über unser Online-Formular, per E-Mail oder mittels Papierformular anmelden oder für eine Mitgliedschaft bewerben, erfassen wir die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, Adresse, E-Mail sowie weitere freiwillige Angaben). Diese Daten werden zur Prüfung der Mitgliedschaft, zur Mitgliederverwaltung, zur Kommunikation, zur Organisation von Vereinsaktivitäten sowie zur Rechnungsstellung verwendet.
• Registrierung für Veranstaltungen, Seminare und Webinare: Für die Teilnahme an Veranstaltungen wie Vorträgen, Webinaren, Seminaren, Workshops, Firmenbesuchen, Konferenzen, Gruppenmeetings oder sonstigen Vereinsaktivitäten können Sie sich je nach Mitgliederstatus entsprechend registrieren. Dabei bearbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten wie Name, E-Mail-Adresse sowie gegebenenfalls weitere Angaben zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung. Bei Online-Veranstaltungen über Plattformen wie Zoom können personenbezogene Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse und technische Verbindungsdaten) durch den jeweiligen Anbieter verarbeitet werden. Eine Datenübermittlung in Länder ohne angemessenes Datenschutzniveau, insbesondere in die USA, kann nicht ausgeschlossen werden. Die Teilnahme erfolgt freiwillig. Aufzeichnungen von Online-Veranstaltungen erfolgen nur nach vorheriger Information der Teilnehmenden.
• Nachhilfe und Bildungsangebote: Wir bieten individuelle Nachhilfe, Privatunterricht, wissenschaftliche Lehrangebote sowie Beratungen in naturwissenschaftlichen Disziplinen an. Diese Angebote stehen sowohl Mitgliedern als auch Nicht-Mitgliedern offen. Zur Organisation dieser Angebote bearbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten Daten wie Name, Kontaktangaben, postalische Adresse zur Rechnungsstellung, gewünschtes Fachgebiet sowie organisatorische Informationen zur Durchführung der Nachhilfe oder des Unterrichts. Personendaten im Zusammenhang mit kostenpflichtigen Leistungen werden aus gesetzlichen Gründen (Buchhaltung) bis zu 10 Jahre aufbewahrt und anschliessend gelöscht oder vernichtet.
• WhatsApp: Der Beitritt zu unserer WhatsApp-Gruppe ist freiwillig. Dabei werden Name, Telefonnummer und Profilbild für andere Gruppenmitglieder sichtbar. WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd.) verarbeitet zudem Metadaten. Eine Datenübermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Die Nutzung erfolgt auf Grundlage Ihrer freiwilligen Teilnahme und Ihrer Einwilligung. Bitte beachten Sie, dass WhatsApp Zugriff auf das Adressbuch Ihres Endgeräts erhalten kann, sofern Sie dies in den Geräteeinstellungen erlauben.
• Cookies: Unsere Webseite verwendet Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Wir verwenden technisch notwendige Cookies (z. B. Login-Bereich von ClubDesk) sowie funktionale Cookies von Drittanbietern (z. B. Google Maps) sowie Analyse- und Statistik – Cookies im Rahmen von Webanalyse – Tools (z.B. Google Analytics). Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden, Cookies nur im Einzelfall erlauben oder generell ausschliessen. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität der Webseite eingeschränkt sein. Ihre Cookie-Einstellungen können Sie jederzeit über das Cookie-Policy-Banner unten rechts auf unserer Webseite aktualisieren. Bei der Auswahl von «Ablehnen» werden lediglich die für den Betrieb der Website notwendigen Cookies gesetzt.
• Server-Logfiles: Beim Aufruf unserer Webseite speichert der Hostinganbieter automatisch technische Informationen wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, um den sicheren Betrieb der Webseite zu gewährleisten und Angriffe zu erkennen.
• Suchmaschinen-Indexierung: Zur Verbesserung der Auffindbarkeit unserer Webseite verwenden wir Dienste wie Google Search Console und Bing Webmaster Tools. Über die Bing Webmaster Tools kann unsere Webseite zusätzlich bei Yahoo eingereicht werden. Dabei kann ein Verifizierungscode (HTML-Meta-Tag) in den HEAD-Bereich unserer Webseite eingefügt werden, um die Inhaberschaft der Domain zu bestätigen. Zusätzlich kann eine Sitemap-Datei bereitgestellt werden, welche den Suchmaschinen die Struktur unserer Webseite übermittelt und die Indexierung erleichtert. Diese Dienste liefern technische Informationen zur Indexierung unserer Webseite (z. B. Crawling-Status, Suchanfragen, Klickstatistiken und Indexierungsinformationen). Dabei werden durch uns keine personenbezogenen Daten ausgewertet. Es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass die Anbieter technische Daten wie IP-Adresse oder Nutzungsinformationen verarbeiten. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Auffindbarkeit unserer Webseite. Eine Datenübermittlung in Länder ohne angemessenes Datenschutzniveau, insbesondere in die USA, kann nicht ausgeschlossen werden.
• Webanalyse und Statistik-Tools: Zur Analyse der Nutzung unserer Webseite und zur Verbesserung unseres Angebots können wir Webanalyse-Tools wie Google Analytics oder vergleichbare Statistik- und Besucherzählertools verwenden. Anbieter ist beispielsweise Google Ireland Limited. Diese Dienste verwenden Cookies oder vergleichbare Technologien zur Analyse der Benutzung der Webseite. Dabei können Informationen über die Nutzung der Webseite an Server der Anbieter übertragen und dort gespeichert werden; eine Übermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Analyse und Optimierung unserer Webseite. Alternativ können einfache Besucherzähler oder Statistikdienste als externer Inhalt eingebunden werden. Diese können technische Daten wie IP-Adresse oder Nutzungsinformationen verarbeiten. Umfang und Art der Verarbeitung richten sich nach dem jeweiligen Anbieter. Sie können die Speicherung von Cookies durch entsprechende Einstellungen Ihrer Browser-Software verhindern.
• Zusammenarbeitstools und Projektsoftware: Für unsere Vereinsarbeit, Projektkoordination, Erstellung von Inhalten, wissenschaftliche Projekte sowie interne Zusammenarbeit verwenden wir verschiedene digitale Tools und Softwarelösungen (z. B. Projektmanagement-, Design-, Kommunikations- oder Entwicklungssoftware wie ClickUp, Canva, Zoom, Blender, three.js oder vergleichbare Dienste). Dabei können personenbezogene Daten wie Name, E-Mail-Adresse oder Nutzungsdaten im Rahmen der Verwendung dieser Tools verarbeitet werden. Die Nutzung erfolgt ausschliesslich zur Durchführung unserer Vereinsaktivitäten, Projekte, Veranstaltungen sowie zur internen Organisation. Eine Datenübermittlung in Länder ohne angemessenes Datenschutzniveau kann je nach Anbieter nicht ausgeschlossen werden.
• KI-gestützte Projekte: Für bestimmte wissenschaftliche Projekte, wie beispielsweise Substanzdatenbanken oder Datenanalysen, setzen wir Künstliche-Intelligenz-gestützte Verfahren ein (z. B. Machine Learning und Deep Learning). Dabei werden Daten ausschliesslich zur Durchführung und Optimierung unserer Vereinsprojekte genutzt. Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies für die Projektziele erforderlich ist. Wir achten darauf, dass eingesetzte Tools und Modelle die geltenden Datenschutzanforderungen erfüllen. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dies für die Durchführung der Projekte erforderlich ist.

3. Mitgliederdaten und Aufnahmeverfahren

• Erfasste Daten: Wir bearbeiten insbesondere: Name und Vorname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Mitgliedskategorie, Vereinsfunktionen, Zahlungsinformationen, Eintritts- und Austrittsdaten. Sofern erforderlich, können zusätzlich Nachweise erhoben werden.
• Zweck der Bearbeitung: Die Bearbeitung erfolgt ausschliesslich zur Prüfung der Aufnahme gemäss Statuten, Führung der Mitgliederliste, Organisation von Vereinsaktivitäten, Durchführung von Projekten und Veranstaltungen, Kommunikation mit Mitgliedern, Rechnungsstellung und Buchhaltung sowie der Wahrung berechtigter Vereinsinteressen.
• Speicherung und Zugriff: Die Daten werden in der Vereinssoftware ClubDesk (reeweb AG, Schweiz) gespeichert. Wir nutzen ClubDesk als externen Anbieter für Mitgliederverwaltung, Buchhaltung und Webseitenbetrieb. Der Zugriff auf Mitgliederdaten ist auf den Vorstand sowie mit der Administration betraute Personen beschränkt.
• Interner Mitgliederbereich: Im passwortgeschützten internen Bereich unserer Webseite führen wir eine Mitgliederliste. Diese kann Bild, Name, Funktion im Verein, akademische Titel sowie E-Mail-Adresse enthalten. Diese Angaben sind ausschliesslich für Vereinsmitglieder sichtbar und dienen der internen Vernetzung und Kommunikation. Mit der Mitgliedschaft erklären sich Mitglieder mit der Aufnahme in diese interne Liste einverstanden. Ein Widerspruch oder eine Anpassung der angezeigten Daten ist jederzeit möglich.
• Öffentlich dargestellter Vorstand: Auf der öffentlich zugänglichen Webseite sowie in unserer elektronisch versendeten und gedruckten Broschüre stellen wir die Mitglieder des Vorstands mit Bild, Name, Funktion im Verein, akademischen Titeln sowie E-Mail-Adresse vor. Diese Veröffentlichung erfolgt zur Transparenz des Vereins sowie zur Kontaktaufnahme durch Mitglieder und Interessierte und basiert auf dem berechtigten Interesse des Vereins an Öffentlichkeitsarbeit. Die betroffenen Personen stimmen dieser Veröffentlichung im Rahmen ihrer Funktion zu. Die personenbezogenen Daten der vertretungsberechtigten Personen des Vereins sind zudem im Handelsregister des Kantons Basel-Stadt öffentlich einsehbar.
• Aufbewahrung und Löschung: Während der Mitgliedschaft werden die Daten gespeichert. Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden Mitgliederdaten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Bei Ablehnung eines Aufnahmegesuchs erfolgt die Löschung spätestens nach sechs Monaten. Bei Ausschluss behalten wir uns vor, Name, Vorname und Geburtsdatum in einer internen Sperrliste zu speichern, um eine missbräuchliche Wiederaufnahme zu verhindern. Alle übrigen Daten werden gelöscht. Original unterzeichnete Mitgliedschaftsanträge werden physisch aufbewahrt und dienen als rechtlicher Nachweis der Mitgliedschaft sowie der Zustimmung zu Statuten und Datenschutzbestimmungen. Diese werden zusammen mit buchhalterisch relevanten Daten einheitlich bis 10 Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft aufbewahrt und anschliessend datenschutzkonform vernichtet.
• Erweiterte Nachweise: Für bestimmte Mitgliedschaftskategorien können zusätzliche Nachweise (z. B. CV, Diplome, Arbeitsbestätigungen oder Identitätsnachweise) erhoben werden. Diese dienen ausschliesslich der Prüfung der Aufnahmevoraussetzungen, werden in der Vereinssoftware gespeichert und sind nur für den Vorstand bzw. berechtigte Personen zugänglich. Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden diese Nachweise unverzüglich gelöscht oder vernichtet, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Gesetzlich relevante Personendaten bleiben bis zu 10 Jahre gespeichert und werden danach gelöscht.

4. Software, Hosting und Infrastruktur

Für Mitgliederverwaltung, Buchhaltung und Webseite nutzen wir die Vereinssoftware ClubDesk (reeweb AG, Schweiz). Die Speicherung der Daten erfolgt auf Servern in der Schweiz. ClubDesk setzt angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen ein. Unsere Domain sowie technische DNS-Dienste werden über Infomaniak Network SA (Schweiz) verwaltet. Dabei können aus technischen Gründen personenbezogene Daten wie IP-Adressen verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt ausschliesslich zum sicheren Betrieb der Webseite und der E-Mail-Kommunikation. 

5. Eingebettete Inhalte und soziale Netzwerke

Unsere Webseite kann Inhalte von Drittanbietern wie YouTube oder Google Maps einbinden. Dabei können Daten (z. B. IP-Adresse) an die jeweiligen Anbieter übermittelt werden. Eine Übermittlung in Länder ohne angemessenes Datenschutzniveau, insbesondere in die USA, kann nicht ausgeschlossen werden. Wir betreiben Profile auf sozialen Netzwerken wie Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok und YouTube. Bei der Nutzung dieser Plattformen werden Daten durch die jeweiligen Anbieter verarbeitet. Wir haben keinen Einfluss auf Umfang und Zweck der Datenbearbeitung durch diese Anbieter. Die Nutzung erfolgt auf eigene Verantwortung. Die Datenbearbeitung erfolgt zudem auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an Öffentlichkeitsarbeit und Vereinskommunikation. 

6. Foto- und Videoaufnahmen

Im Rahmen unserer Vereinsaktivitäten, Veranstaltungen, Webinare, Seminare oder Firmenbesuche können Foto- und Videoaufnahmen erstellt werden. Diese dienen der Dokumentation des Vereinslebens sowie der Öffentlichkeitsarbeit. Mit der Teilnahme an Veranstaltungen erklären Sie sich grundsätzlich mit Foto- und Videoaufnahmen einverstanden. Wenn Sie nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten, informieren Sie bitte den Vorstand oder die Fotografen vor Ort. Ein Widerspruch ist jederzeit möglich. 

7. Zahlungsabwicklung

Zahlungen wie Mitgliederbeiträge, Spenden, Teilnahmegebühren oder sonstige Beiträge erfolgen in der Regel per Banküberweisung, QR-Rechnung oder vergleichbare Zahlungsmethoden (z.B. TWINT oder Barzahlung). Dabei werden Daten direkt zwischen Ihnen und Ihrer Bank sowie unserer Bank übermittelt. Wir speichern diese Daten ausschliesslich zur Buchhaltung, zur Zuordnung von Zahlungen sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Wir erfassen dabei insbesondere Name, Zahlungsbetrag, Datum sowie den Verwendungszweck der Zahlung. Diese Daten können in unserer Vereinssoftware zur Buchhaltung, Spender- und Sponsorenverwaltung sowie zur Verdankung gespeichert werden. Die Aufbewahrung buchhalterisch relevanter Daten erfolgt einheitlich bis zu 10 Jahre. Die postalische Adresse wird ausschliesslich zur einmaligen Versendung einer Dankeskarte verwendet und danach gelöscht. 

8. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Unsere Webseite nutzt SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Sie erkennen dies an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers. 

9. Keine Weitergabe an Dritte

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, ausser wenn dies zur Durchführung unserer Angebote, Veranstaltungen oder Vereinsaktivitäten erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder Sie eingewilligt haben.

10. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten, Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung Ihrer Daten, Einschränkung der Bearbeitung, Widerruf einer Einwilligung, Herausgabe Ihrer Daten sowie Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB). Für entsprechende Anfragen kontaktieren Sie uns bitte unter den oben angegebenen Kontaktdaten.

Version vom 17. April 2026